社区物业管理呼叫中心

发布时间: 2024/03/08

社区物业管理与居民的生活息息相关，大到房屋、公共设施的管理，小到小区垃圾的清运，无不影响着整个小区居民的日常生活。

对于业主报修和投诉，如何迅速响应，联合各部门人员妥善解决？在不增加服务人员和不增大劳动量的条件下如何提高业主对服务的满意度等等问题？要满足这些需求，势必要将信息化管理引入到社区物业管理中，建设社区的物业管理呼叫中心，为业主的报修与维修、费用缴纳、紧急救援、客户投诉等需求提供一个统一、规范、人性化的平台。

建设物业客户服务中心，有助于房地产商创立行业品牌形象；作为对外联系的窗口；树立统一企业形象；扩大市场营销；提高服务质量；提高工作效率；降低管理成本；完善客户关系管理；为以后的房地产项目开发提供分析信息；完善物业管理。

建设物业客户服务中心系统将使客户除得到管理处服务之外，在家中、办公室内能通过电话、传真、手机、或互联网足不出户即可享受购房咨询、社区规章制度查询、水电费查询、水、气、电、房屋等报修和水费、煤气费、电费等各种社区代缴的费用自动催缴、紧急求助、客户投诉和建议等服务

物业管理呼叫中心帮助管理实现与客户之间的无限沟通，它的电话前端电话接入部分是以物业管理公司的业务流程模式设计的，同时它后端的还把物业管理公司的主要部门——管理部、财务部、园艺绿化部、清洁部、保安部、技检部、饮品派送部、办公室等融合在一起。这套系统是一种以客户为中心的全新的服务方式，是物业管理公司提供服务质量的良好的解决方案，应该成为每个物业管理公司客户服务体系中的必要组成部分。

物业呼叫中心系统功能

1、交互式语音应答 (IVR)

交互式语音应答可以由系统自动播放预先录制好的语音文件，也可是从数据库实时调取的文字信息，然后通过 TTS （文本转语音）实时地播放出来。

2、智能话务分配（ACD）

物业公司的业主数量很多，但是使用呼叫中心系统的业主的数量会随着时间的不同而不同。以平均状态为准必然造成高峰时期，会有很多的业主打不进电话去。智能话务分配能够很好的解决这个问题。它能最大限度降低业主烦躁感，并能在业主断线的情况下，记录下电话以便及时的回拨过去。至于将电话分配到那个坐席，有多种方式，可以任意选择，可以平均分配，可以按照工号分配，可以按照业务量的多少分配。

3、自动传真服务

传真是与外界沟通的重要工具。以传真方式向这些业主发送信息。

4、自动收发短信

短信是一种经济实惠的沟通方式，以短信的方式进行规章制度的宣传，停电停水通知、欠费通知、客户欠费催缴等也可以采取这种方式。

5、电子邮件的收发管理

电子邮件是商务领域的重要的沟通手段。其使用的形式与短信、传真类似。

6、呼叫管理监控

主要是对坐席人员与业主之间通话的录音与监听，这样能够实现对坐席人员工作态度与工作的质量的检验，实现高效办公。

7、人工坐席服务

人工坐席主要受理紧急救助、水 / 气 / 电 / 房屋等报修服务受理、客户投诉和建议。

8、主动呼出服务

利用呼叫中心自身具备的呼出功能，本平台可以根据自身的客户数据库主动联系客户，为用户提供包括亲情服务、用户回访、提醒功能等服务。